La gestione del tempo, il "time management"

La gestione del tempo, il 'time management' Il tempo è una risorsa limitata che bisogna imparare a gestire per sfruttarlo al meglio. In questa nuova sezione, al momento ancora in fase di allestimento, alcuni utili consigli pratici, accanto a modelli, templates, teorie e informazioni, per gestire al meglio la propria attività professionale e privata, grazie all'uso dei tradizionali mezzi cartacei (agenda), dei più moderni sistemi elettronici (organizer) o anche di software e programmi specifici per computer, senza perdere tempo...

Abbiamo sempre poco tempo o invece ne perdiamo troppo? Probabilmente entrambi. In una civiltà sempre più frenetica infatti, la gestione del tempo spesso risulta difficile e ci sembra di non riuscire a fare tutto ciò che desideriamo. Molto spesso, tuttavia, non abbiamo bisogno di più tempo, dobbiamo semplicemente imparare ad utilizzarlo nel migliore dei modi, dandogli il giusto valore.

Gestendo meglio il tempo, riusciamo anche a dare più valore alla nostra vita. Il più delle volte, infatti, rinunciamo a vivere alcuni aspetti dell’esistenza, e a rimanere penalizzati sono sicuramente gli hobby e i contatti umani.

Gestione del tempo o "time management", dalla sua definizione inglese: un'espressione che fa un po' paura e che ci fa pensare al mito efficientista di certi manager rampanti. Eppure la buona gestione del nostro tempo a disposizione è strettamente correlata alla soddisfazione del vivere e forse a qualcosa di più grande ed inspiegabile come la felicità.

L'uso ottimale e ottimizzato del tempo è un arte che si può apprendere. Le basi per cominciare sono senza dubbio una progettazione più concreta, la determinazione di alcune priorità e la liberazione da attività "mangiatempo".

Un arte da cui possono trarre beneficio non tanto le persone che svolgono attività ripetitive e preordinate, ma soprattutto le persone creative, che lavorano a progetto e si orientano in base a degli obiettivi o a delle scadenze. Un concetto che vale ovviamente non solo per il lavoro, ma anche per la propria vita privata, dove, a volte, delle scadenze, se vogliamo raggiungere delle mete concrete, bisogna pur darsele.

Come massimizzare la propria efficienza?
La differenza tra chi riesce a fare 1000 cose al giorno e chi non ne riesce a fare neanche un decimo spesso sta nell’approccio al tempo. Una giornata, infatti, è fatta di 1440 minuti e sfruttare meglio anche solo 10 minuti all'ora nelle 16 ore in cui normalmente si rimane svegli, vuol dire disporre almeno di 2 ore in più al giorno per fare ciò che ci si è prefissi. Ma come fare a sfruttare meglio il tempo?
Innanzitutto occorre eliminare le azioni inutili. Pianificare con anticipo la propria giornata di lavoro spesso aiuta a "ottimizzare" anche i tempi morti. Ognuno di noi, infatti, ha nel corso della giornata delle mezzore "vuote" (dal tempo perso a decidere come vestirsi al mattino, all'appuntamento al quale si arriva in anticipo, alla coda in macchina) che possono essere occupate "strategicamente".
Se vi chiamano spesso sul telefonino, cercate di dare appuntamenti telefonici a orari in cui sapete di essere in viaggio oppure concentrate le chiamate al mattino presto o alla sera tardi (le ore in cui è più difficile lavorare). Abituatevi ad analizzare ciò che fate e il modo in cui lo fate. Constaterete che molto del vostro tempo può essere impiegato in maniera più proficua.

Gestione del tempo
Potrebbe essere il momento opportuno di pensare alle difficoltà a cui vi troverete di fronte nel gestire bene il vostro tempo e considerare alcune strategie per gestirlo in modo più efficiente.

Quello che riuscite a fare in 24 ore dipende dalla vostra motivazione, capacità e abilità e dalle altre risorse disponibili. L’idea della gestione del tempo non è un modo di rendervi il lavoro più difficile e più lungo, ma un mezzo di aiutarvi a lavorare in modo più efficiente e più rapido.

Ostacoli alla gestione efficace del tempo
Prima di poter iniziare ad applicare le strategie di gestione del tempo, dovete rendervi conto degli ostacoli più comuni che intralciano l’uso efficiente del tempo. Studiate l’elenco che segue e considerate gli ostacoli che vi riguardano.

- Obiettivi e priorità non chiari
- Gestione della propria scrivania e disorganizzazione personale
- Incapacità a dire di no
- Interruzioni - telefono
- Interruzioni - visitatori personali
- Periodi di inattività - ritardi e pause
- Troppe cose da fare contemporaneamente
- Stress e affaticamento
- Tutto lavoro e niente relax

Alcuni consigli utili per la gestione del nostro tempo
Una volta individuati gli ostacoli, è possibile iniziare a superarli. Qui di seguito sono riportate alcune strategie per superare gli ostacoli indicati in precedenza.

	Fissare obiettivi Assicurarsi che gli obiettivi prefissi siano: specifici, misurabili, realizzabili, realistici, relativi a un periodo di tempo
	Stabilire le priorità - Decidiamo quali compiti dovremmo: eseguire, delegare ad altri, rimandare, cancellare dalla lista - Eliminiamo le cose urgenti: occupiamoci dei compiti che hanno un effetto a breve termine e assegniamo una scadenza ai compiti che hanno implicazioni a lungo termine
	Organizziamoci - utilizziamo un'agenda, un programma software per il nostro computer oppure un'agenda palmare PDA per annotare e ricordare i nostri impegni ed i nostri appuntamenti
	Impariamo a dire "no" - Evitiamo di accettare impegni per cui non abbiamo tempo - Rendiamoci conto che non sempre è possibile fare tutto - Assicuriamoci che gli impegni siano in unisono con i nostri obiettivi
	Sfruttiamo il tempo di attesa - eseguiamo piccoli compiti, come leggere la corrispondenza o scrivere una lettera mentre stiamo aspettando - consideriamo il tempo passato ad aspettate come 'tempo regalato' piuttosto che come 'tempo sprecato'
	Concentrarsi su una sola cosa per volta - concentriamo la nostra energia sul compito che stiamo eseguendo correntemente - ignoriamo le interruzioni, stabilendo delle ore in cui non accetteremo telefonate e non riceveremo visitatori - non perdiamo tempo a pensare a tutte le altre cose che ci sono da fare...
	Considerare il tempo personale migliore - Conosciamo quali ore della giornata sono le migliori per noi: mattina?, pomeriggio?, sera? - Concentriamoci sui compiti più impegnativi durante le ore migliori per noi
	Festeggiare i compiti ben riusciti - Per mantenere un buon equilibrio tra lavoro e relax, festeggiamo la realizzazione degli obiettivi - Facciamoci un regalo quando un compito o un progetto sono stati portati a buon termine

L'agenda per pianificare
Che sia elettronica o su carta, su computer o magari online non importa, l'importante è che venga utilizzata per segnare le priorità quotidiane, segnare tutti i contatti avuti, segnare in modo visibile i propri obiettivi, segnare il proprio piano d'azione quotidiano.
Tenere nota di tutto aiuta perfino a gestire l'imprevisto, che può essere "indolore" se analizzato nella giusta maniera e "scalettato" fra le priorità già esistenti.

Le tre regole d’oro
Studiando le "case hystories" (le situazioni) dei professionisti più affermati, si è visto che essi basano la gestione del loro tempo su tre punti principali:
1. eliminare le azioni non necessarie, dettate dall'abitudine, che fanno perdere tempo;
2. smettere di fare le cose nel modo più difficile (il più semplice è di solito più facile e più rapido);
3. imparare a fare due o tre cose per volta.

Secondo Frederick W. Taylor, padre putativo dell'organizzazione del lavoro, così facendo la maggior parte degli imprenditori di successo tende a fare tre o quattro volte di più di quello che normalmente farebbe, senza aumentare le ore di lavoro o ridursi esausto alla fine della giornata.

Gli strumenti di pianificazione
La tecnologia fornisce numerosi strumenti per la gestione e la programmazione del tempo. A livello base si può utilizzare una semplice classica agendina cartacea, così come il "calendario/agenda" del proprio palmare o computer, che permette una buona gestione di appuntamenti e scadenze dando la possibilità di segnare date, orari, luoghi e persone coinvolte.
Vi sono poi diversi software, o anche risorse online, che con semplici interfacce permettono di organizzare il proprio flusso di lavoro segnalando i problemi che emergono durante il cammino e i possibili miglioramenti, tenendo traccia delle modifiche, creando grafici statistici e dando, anche, la possibilità di condividere la pianificazione o parte di essa con i colleghi.

Pianificazione settimanale e agenda
Che sia piccola, tascabile e a spirale, elaborata e rilegata in cuoio, elettronica, su computer oppure online, un'agenda che ci consente di programmare le nostre attività ci dà del valore aggiunto e può esserci utile in molti modi, per pianificare gli appuntamenti, seguire gli sviluppi di un incontro, pianificare un progetto,... fornendoci un utile promemoria e far sì che vi presentiate al posto giusto nel momento giusto.

Classica agenda su carta, software, palmare o smartphone?
Alcuni sistemi utili che nel corso del tempo abbiamo avuto modo di provare e comparare...
- al primo posto in assoluto mettiamo il software per PC TaskTimer, sviluppato da Time/system, indubbiamente lo strumento ideale per gestire agenda giornaliera, eventi, appuntamenti, compiti, progetti, attività,... in maniera individuale o anche in team, anche se "legato" al PC...
- per coloro che amano ancora sistemi tradizionali e più classici, la soluzione ideale potrebbe essere ecostituita dall'agenda cartacea Time/system, disponibile in diversi formati, dal più professionale - e ingombrante - A5, ai modelli più "tascabili", con una catalogazione e un sistema gestionale logico e tutta una serie di formulari e modelli, utili per qualsiasi compito, dal progetto alla riunione, dalle idee agli indirizzi,...
- una parte importante del mercato è rappresentata dalla classica agenda Filofax, anch'essa cartacea e disponibile in tutta una serie di modelli e formati, dal grande formato A4 ai più minuscoli tascabili...
- la soluzione elettronica per mezzo di palmare Palm ci sembra costituire una fra le migliori in questo ambito, con possibilità di sincronizzarsi facilmente con il nostro sistema informatico utilizzato su PC, dicventando così una soluzione che ci accompagna giorno dopo giorno...;
- da ultimo non dimentichiamo tutta la nuova generazione di smartphone, che combinano una moltitudine di funzionalità, dal telefono all'agenda, partendo dal più trendy iPhone per arrivare al più blasonato Blackberry...

Su richiesta vengono anche organizzati corsi di formazione e di perfezionamento in questo ambito.

Un solo click per un primo veloce contatto e per la richiesta di maggiori informazioni.

Pagina al momento ancora in fase di completamento, cui verranno a breve aggiunti nuovi e ulteriori contenuti utili al riguardo (ultimo aggiornamento 17 novembre 2009).